زمان حاضر، عصر تکنولوژی اطلاعات، سرعت و کار است. در این وضعیت هر کس بتواند بیشتر کار کند و زودتر به اهداف اصلی خود برسد جلوتر از بقیه است. برای رسیدن به این منظور هم همه خواستار داشتن زمان بیشتر و استفاده بهینه تر از زمان هستند. تنها راه استفاده بهینه از زمان هم برنامه ریزی است. به یاد داشته باشید 80 درصد امور زندگی ارزش چندانی ندارند و 20 درصد بقیه دارای ارزشی معادل 80 درصد هستند.

زمان بندی روزانه برای انجام هر وظیفه ای امری ضروری است. رویکرد ساده انگارانه به فعالیت های روزانه معمولاً به تاکید بر وظایف عادی می انجامد. وظایفی که برای رسیدن به هدف ارجحیت دارند به سادگی به تاخیر می افتند، زیرا انجام شان مدت زمان طولانی تری می طلبد و فوریت کمتری نیز دارند. یک فرایند زمان بندی متضمن دو گام اساسی است: نخست، دور نمایی از اقداماتی که باید در روزها و هفته های آتی انجام داد، و دوم، تهیه فرم راهنمای برنامه ریزی روزانه.

برنامه ریزی شما باید متناسب با موقعیت تان صورت گیرد، یعنی متناسب با وضعیت شغلی، خانوادگی و یا الگوهای رفتاری تان باشد. برای شروع برنامه ریزی اولین اقدام شناخت اولویت ها است. برای انجام هر کاری وقت نداریم، در این صورت باید وقت مان را صرف انجام کارهایی کنیم که برای ما مهم هستند. بنابراین باید خود را در نظامی از اولویت ها محدود کنیم. به طور کلی می توان گفت این اولویت ها شامل:

 الف) تقدم هایی که برای ما اهمیت دارند و با هدف های مهم ما در ارتباط اند و فوری ترین و مهم ترین امور محسوب می شوند. این مسائل اموری هستند که ما برای انتخاب و انجام شان مشکل کمتری داریم و تعلل ها ممکن است موجب تاخیر در کارها شود که نتایج ناگواری به بار می آورد.

ب) تقدم هایی که برای ما اهمیت دارند و نمایانگر مسائل واقعی ما هستند. آنها مهم اند اما فوریت ندارند و به آسانی کنار گذاشته می شوند و می توانند مورد تعلل قرار گیرند.

ج) تقدم هایی که به شغل ما مربوط می شوند و رئیس یا سایر کارکنان از ما خواسته اند که آنها را انجام دهیم در حقیقت آنها گرایش به انجام شدن کارها دارند آنها دارای فوریت هستند اما ارزش چندانی ندارند بنابراین باید در مواجهه با این قبیل امور وسواس را کنار گذاشته و آنها را به سرعت انجام داد و وقت زیادی را صرف آنها نکرد.

د) تقدم هایی که مهم و ضروری نیستند و باید سعی کرد که از انجام دادن آنها خودداری کرد و یا آنها را در حالت تعلیق نگه داشت و فقط در صورتیکه مهم یا ضروری شدند آنها را انجام داد.

با انجام شیوه تقدم گرایی در کارها به نتایج بزرگی دست خواهید یافت. به این ترتیب که بر روی تقدم های "ج و د" کار اضافی انجام ندهید زیرا قطعاً کار بهتری را برای انجام دادن دارید. با مشخص کردن یک هدف بلند مدت از اولویت "ب" از وقت روزانه خود ساعتی را به انجام دادن آن اختصاص دهید. مطمئن باشید برای بیشتر افراد این هدف، قابل دستیابی است.

اما برای موفقیت روزانه باید برنامه ریزی بلند مدت تری همانند بازه زمانی هفتگی داشته باشیم. برنامه هفتگی وسیله بسیار ارزشمندی در مدیریت زمان است ولی افراد کمی از آن به طور منظم استفاده می کنند. این برنامه می تواند شامل فعالیت های عمده و مهم هفته آینده از تقدم های " الف و ب و ج" باشد. امتیاز برجسته راهنمای برنامه ریزی هفتگی آن است که شما می توانید طرح ریزی و فعالیت های یک هفته را در یک برگ جای دهید. در طول هفته می توانید راهنمای برنامه ریزی شده را برای تغییر ترتیب موارد اولویت دار بازرسی کرده و وظایف تازه ای بر آن بیفزایید.

علیرغم داشتن جدول روزانه که گاهی به آن متکی هستیم، برنامه ریزی روزانه باید به عادت تبدیل شود. سیستمی را طراحی کنید که برای تان سودمند باشد و بتوانید هر روز از آن استفاده کنید. هدف برنامه ریزی آن است که ذهن شما را خلوت کند و به شما نشان دهد چه کارهایی را انجام داده اید و چه کارهایی را باید انجام دهید.

برنامه ریزی روزانه یکی از بهترین مدد کاران شما در کنترل زمان است و در مقابل رویداد ها، افراد و بی نظمی ها از شما حفاظت می کند. برنامه ریزی روزانه پلی است میان آنچه می خواهید انجام دهید و زمانی که برای انجام آن در اختیار دارید.